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AUTORIZACIÓN Y AVISO DE PRIVACIDAD logo-site

POLÍTICAS DE PRIVACIDAD

 

AUTORIZACIÓN DE FORMULARIOS DIGITALES

Al realizar el registro de sus datos personales en el presente formulario, Ud. autoriza a la Clínica Odontológica Oral Center (PATROZA S.A.S. – PATROJA S.A. – ORAL CENTER TRONCOSO PAFFEN S.A.S.) para la recolección, almacenamiento y uso de los mismos con la finalidad de brindarle información sobre nuestros servicios, casos de éxito, campañas publicitarias, eventos organizados por la institución y/o solicitarle que evalúe la calidad del servicio recibido.

Como Titular de la información, Ud. tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, solicitar prueba de la autorización otorgada para su tratamiento, ser informado sobre el uso dado a los datos, acceder de forma gratuita a los datos suministrados, presentar quejas ante la institución por infracción a la ley, revocar la autorización para el tratamiento de sus datos y/o solicitar la supresión de sus datos en los casos en que sea procedente.

Clínica Oral Center Sede Sauces -PATROZA S.A.S.- se encuentra ubicada en la Cra 65 N° 49B-21 Centro Comercial Los Sauces Local 201 Bloque B, teléfono 230 27 28, 

Clínica Oral Center Sede Poblado -PATROJA S.A.- se encuentra ubicada en la Clle 7 N° 39-197 Torre Intermédica, Consultorio 1219, teléfono 326 12 12, 

Clínica Oral Center Sede Bello -ORAL CENTER TRONCOSO PAFFEN S.A.S.- se encuentra ubicada en la Diag. 55 N° 35-217 Centro Comercial Puerta del Norte Local 138, teléfono 482 85 19, 

OBJETIVO DE LA POLÍTICA

La Clínica Odontológica Oral Center ( PATROJA S.A.- PATROZA S.A.S. – ORAL CENTER TRONCOSO PAFFEN S.A.S.), con la finalidad de garantizar al Personal, Proveedores,  Usuarios y cualquier otra persona que tenga relación con la empresa,  la adecuada utilización y tratamiento de sus datos personales y en cumplimiento de la normatividad vigente sobre la protección de Datos Personales (Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013) se permite presentar la Política y los procedimientos de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales en relación con la recolección, uso, transferencia y tratamiento de los mismo, en virtud de la autorización que ha sido otorgada por los Titulares de la información.

A través de esta Política, la Clínica Odontológica Oral Center (PATROJA S.A.- PATROZA S.A.S. – ORAL CENTER TRONCOSO PAFFEN S.A.S.), indica los lineamientos generales adoptados para el uso adecuado y la protección de los datos personales de los titulares, así como la finalidad de la recolección de la información, los derechos de los Titulares, el área responsable de atender las quejas y reclamos, así como los procedimientos que se deben agotar para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información.

La Clínica Odontológica Oral Center (PATROJA S.A.- PATROZA S.A.S. – ORAL CENTER TRONCOSO PAFFEN S.A.S.), en cumplimiento del derecho constitucional al Habeas Data, solo recolecta Datos Personales y datos sensibles, cuando así haya sido autorizado previamente por su Titular, implementando para tal efecto, medidas claras sobre confidencialidad y privacidad de los Datos Personales.

DEFINICIONES PARA EFECTOS DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTOS

Titular

Persona natural o jurídica cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

 Responsable del Tratamiento

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento

 Encargado del tratamiento

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable de tratamiento

 Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

 Dato personal

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables  

 Tratamiento

Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 Dato Sensible

Aquellos que pueden afectar la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como por ejemplo los concernientes a la salud, sexo, filiación política, entre otros.

Dato Semiprivado

Aquel que no tiene naturaleza intima, reservada, ni publica y cuyo conocimiento o divulgación pueda interesar no solo a si titular sino además, a cierto sector de personas o la sociedad en general.

Dato Público

Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política de Colombia y aquel dato que no sea semiprivado, privado o sensibles.

Base de Datos

Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento

Transmisión  

Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable

Aviso de privacidad

Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables. La forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales

Cesión de datos

Tratamiento de datos que supone la revelación de manera gratuita u onerosa, a una persona diferente al titular del dato o distinta del responsable autorizado por el titular.

Habeas Data

Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas, conforme lo dispuesto en la ley y demás normatividad aplicable.

Procedimiento de disociación

Hace referencia a todo tratamiento de datos personales de modo que la información que se obtenga no pueda asociarse a persona identificada o identificable

Procedimiento para el tratamiento de datos

Son reglas fundamentales, de orden legar y/o jurisprudencial, que inspiran y orientan el tratamiento de datos personales, a partir de los cuales se determinan acciones y criterios para dar solución a la posible colisión entre el derecho a la intimidad, habeas data y protección de los datos personales con el derecho a la información.

PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

De conformidad con el artículo 4 de la ley 1581 de 2013, la Ley 1266 de 2008 y la Jurisprudencia de la Corte Constitucional, los principios que rigen el tratamiento de los Datos Personales son:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la ley 1581 es una actividad reglamentada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrolle.

Principio de finalidad: El tratamiento de datos que adopta la Clínica Odontológica Oral Center ( PATROJA S.A.- PATROZA S.A.S. – ORAL CENTER TRONCOSO PAFFEN S.A.S.) se implementa a la luz de una finalidad legitima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular previo a la recopilación de los datos personales o sensibles.

Principio de libertada o consentimiento informado: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: Los datos sujetos a Tratamiento deben corresponder a situaciones reales, veraces, deben ser comprensibles, exactos y completos, conforme a lo entregado por el titular de la misma.

Principio de incorporación: Cuando la recolección de información personal en bases de datos signifique situaciones ventajosas para su titular, el operador de la base de datos deberá incorpóralos.

Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de los datos personales y/o sensibles está sometida los límites específicos determinados por el objeto de cada base de datos, por la autorización del titular y el principio de finalidad

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de caducidad o temporalidad: la información desfavorable del titular debe ser retirada de las bases de datos, de forma definitiva, con base en criterios de razonabilidad y oportunidad; así mismo, una vez desaparezcan las causas que justificaron el acopio y administración de la información del titular, su uso deberá cesar su uso

Principio de utilidad: la recolección, acopio, procesamiento e información de los datos personales deben cumplir una función determinada, acorde al ejercicio legítimo de la administración de los mismos.

Principio de necesidad: la información personal concernida debe ser aquella estrictamente necesaria para el cumplimiento de los fines de la base de datos

Principio de Individualidad: las bases de datos recaudadas de manera independiente deben conservarse de esa manera.

Principio de Transparencia: se garantizará el derecho del titular a obtener y conocer del responsable y/o encargado del tratamiento, En cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.

Confidencialidad: La Clínica Odontológica Oral Center ( PATROJA S.A.- PATROZA S.A.S. – ORAL CENTER TRONCOSO PAFFEN S.A.S.) y todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos de carácter personal y/o sensible, tienen la obligación profesional de guardar y mantener la reserva de los mismos, obligación que subsiste aún finalizada la relación contractual o el vínculo comercial o de cualquier índole

Protección especial de datos sensibles: los datos personales de carácter sensible, solo se recolectarán por La Clínica Odontológica Oral Center ( PATROJA S.A.- PATROZA S.A.S. – ORAL CENTER TRONCOSO PAFFEN S.A.S.) cuando sean necesarios para el desarrollo de su objeto social.

1.    ÁMBITO DE APLICACIÓN

La Política y los procedimientos dispuestos en este documento se aplicarán al tratamiento de datos personales, efectuado dentro del territorio colombiano o por fuera de él, en virtud de los tratados internacionales, las relaciones contractuales, alianzas, o cualquier otra forma de vinculación.

 

2.    DESTINATARIOS Y/O RESPONSABLES

La Política y los procedimientos contemplados, se aplicarán y obligarán a las siguientes personas:

 Representante Legal

  1. Revisor Fiscal y/o Contador
  2. Personal interno de la Clínica Odontológica Oral Center (PATROJA S.A.- PATROZA S.A.S. – ORAL CENTER TRONCOSO PAFFEN S.A.S.), directivos o no, que custodien, traten, tengan acceso a cualquiera otra forma de relacionamiento con las bases de datos de la empresa.
  3. Contratistas, personas naturales, personas jurídicas, consorcios, uniones temporales o cualquier otra, que presten sus servicios a la Clínica Odontológica Oral Center (PATROJA S.A.- PATROZA S.A.S. – ORAL CENTER TRONCOSO PAFFEN S.A.S.) bajo cualquier modalidad de vinculación o relación comercial, en virtud de las cuales se efectúe cualquier tratamiento de datos de carácter personal o sensible.
  4. Cualquier persona con la cual exista una relación legal de orden estatutario, contractual, de servicios o cualquier otra.
  5. Terceros de quienes la Clínica Odontológica Oral Center (PATROJA S.A.- PATROZA S.A.S. – ORAL CENTER TRONCOSO PAFFEN S.A.S.) ha obtenido legalmente información
  6. Usuarios de la entidad
  7. Las demás personas que establezca la ley.

3.     AUTORIZACIÓN 

La Clínica Odontológica Oral Center (PATROJA S.A.- PATROZA S.A.S. – ORAL CENTER TRONCOSO PAFFEN S.A.S.) requiere para llevar a cabo el adecuado tratamiento de los datos de los DESTINATARIOS descritos en el numeral anterior, autorización libre, expresa del titular o su representante, para realizar el uso de los datos del titular.

 

La autorización podrá constar en cualquier medio, como documento físico, electrónico o en cualquier formato que permita su posterior consulta.

La autorización se entenderá como el consentimiento informado emitido de manera libre y consciente por el titular o su representante, en la cual la Clínica Odontológica Oral Center (PATROJA S.A.- PATROZA S.A.S. – ORAL CENTER TRONCOSO PAFFEN S.A.S.), hace referencia a la siguiente información:

  • El tratamiento al que están sometidos sus datos personales y la finalidad específica del mismo
  • El tiempo por el cual serán tratados sus datos personales
  • Los derechos que le asisten como titular
  • Los diferentes canales de comunicaciones en los cuales podrá formular consultas y/o reclamos ante el Responsable o Encargado del tratamiento.

La Clínica Odontológica Oral Center (PATROJA S.A.- PATROZA S.A.S. – ORAL CENTER TRONCOSO PAFFEN S.A.S.) o el responsable de los datos recolectados y tratados, deberá conservar prueba de la autorización emitida por el TITULAR y/o su representante, la cual deberá estar disponible en todo momento para la consulta de los mismos.

12.1. SITUACIONES EN LAS QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN

La autorización descrita en el numeral anterior, no será necesaria en los siguientes casos:

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. Datos de naturaleza pública.
  3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. Datos relacionados con el registro civil de las personas.

12.2. SUMINISTRO DE INFORMACIÓN

Los datos personales, podrán ser suministrados únicamente a las siguientes personas:

  1. Los TITULARES o sus representantes legales.
  2. Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  3. Terceros autorizados por el titular de manera escrita, y/o los terceros autorizados por la Ley.
  • DATOS PERSONALES RELACIONADOS CON LA GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO

La Clínica Odontológica Oral Center (PATROJA S.A.- PATROZA S.A.S. – ORAL CENTER TRONCOSO PAFFEN S.A.S.) tratara los datos personales de sus empleados, contratistas, proveedores, pasantes, aprendices, personas que se postulen para vacantes de la siguiente manera:

Tratamiento ANTES de la relación laboral

La Clínica Odontológica Oral Center (PATROJA S.A.- PATROZA S.A.S. – ORAL CENTER TRONCOSO PAFFEN S.A.S.)  informará, de manera anticipada, a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección; y obtendrá la autorización requerida para entregar dicha información a terceros y para cualquier otra finalidad distinta a la de participar en este proceso.

La Clínica Odontológica Oral Center (PATROJA S.A.- PATROZA S.A.S. – ORAL CENTER TRONCOSO PAFFEN S.A.S.), una vez agote el proceso de selección, informará el resultado negativo y devolverá a las personas no seleccionadas los datos personales suministrados; cuando ello no fuere posible se procederá a su destrucción para lo cual habrá informado previamente al titular.

La información obtenida por la Clínica Odontológica Oral Center (PATROJA S.A.- PATROZA S.A.S. – ORAL CENTER TRONCOSO PAFFEN S.A.S.) respecto a quienes no fueron seleccionados, concretamente los resultados de las pruebas sicotécnicas y entrevistas, si fuere el caso, serán eliminados de sus sistemas de información, dando así cumplimiento al principio de finalidad.

Tratamiento de datos DURANTE las relaciones laborales, prestación de servicios u obras por encargo

 

La Clínica Odontológica Oral Center (PATROJA S.A.- PATROZA S.A.S. – ORAL CENTER TRONCOSO PAFFEN S.A.S.), almacenará los datos personales e información personal obtenida del proceso de selección de los empleados, contratistas, encargados u cualquier otra forma de vinculación con la empresa, en una carpeta virtual y/o física identificada con el nombre de cada uno de ellos, donde se depositará la documentación respectiva a cada persona.

Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual.

 

Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, la Clínica Odontológica Oral Center (PATROJA S.A.- PATROZA S.A.S. – ORAL CENTER TRONCOSO PAFFEN S.A.S.), procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral en un archivo físico o virtual seguro.

Tratamiento de datos personales de Proveedores.

 

La Clínica Odontológica Oral Center (PATROJA S.A.- PATROZA S.A.S. – ORAL CENTER TRONCOSO PAFFEN S.A.S.) protegerá y garantizará un adecuado tratamiento de los datos obtenidos de sus proveedores, por lo que solo los utilizará para las finalidades necesarias y establecidas para cada paso en concreto.

Tratamiento de datos personales en Procesos de Contratación.

Los terceros que en procesos de contratación, alianzas y acuerdos de cooperación o cualquier otra forma de vinculación con la Clínica Odontológica Oral Center (PATROJA S.A.- PATROZA S.A.S. – ORAL CENTER TRONCOSO PAFFEN S.A.S.), accedan, usen, traten y/o almacenen datos personales de empleados, usuarios, clientes, potenciales clientes o cualquier otro tercero relacionado con la empresa, deberá adoptar los lineamientos dispuestos en esta política, así como las adecuadas medidas de seguridad para garantizar la seguridad de los datos.

 Tratamiento de datos personales de Usuarios.

Los datos personales de los usuarios y potenciales usuarios de la Clínica Odontológica Oral Center (PATROJA S.A.- PATROZA S.A.S. – ORAL CENTER TRONCOSO PAFFEN S.A.S.), se recolectarán y tratarán para los fines establecidos en el presente documento.

2.    FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los Datos Personales de los Titulares son recolectados por la Clínica Odontológica Oral Center (PATROJA S.A.- PATROZA S.A.S. – ORAL CENTER TRONCOSO PAFFEN S.A.S.) en desarrollo de su objeto social, con las finalidades que se describen a continuación, sin ser limitantes:

  • Realizar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer sus servicios, seminarios, productos o cualquier otro, propio o de terceras personas.
  • Implementar programas de fidelización.
  • Realizar estudios de mercadeo
  • Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros.
  • Verificación de datos a través de consulta a bases de datos públicas o centrales de riesgos.
  • Actividades de geo- referenciación y estudios estadísticos.
  • Enviar información sobre actividades y/o consultorías desarrolladas por la compañía o envío de información que se considere de interés a través de diferentes medios.
  • Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entres administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.
  • Compartir con terceros que colaboran con la compañía y que, para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder en alguna medida a la información, tales como: Proveedores de servicios de mensajería, agencias de publicidad, casas de cobranzas, fondos de pensiones y cesantías, entidades bancarias, entre otros.
  • Velar por la seguridad y adecuada prestación de los servicios de la empresa o cualquier otro tercero vinculado de manera directa o indirecta con la empresa
  • Ejecutar los contratos que la empresa ha suscrito
  • Realizar seguimiento, acercamiento y/o creación de futuras relaciones comerciales
  • Soportar y realizar los procesos de auditoria y seguimiento de la compañía
  • Cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo del contrato o la relación comercial o de cualquier otra índole entre la Empresa y el Titular
  • Emitir certificaciones, diplomas o documentos similares o afines.
  • Emitir facturas, bonos, notas de crédito o cualquier otro documento equivalente, similar o afín.
  • Verificar la situación legal del Personal, Proveedores y/o Usuarios.

 

PARÁGRAFO PRIMERO: La información suministrada por el Titular, será utilizada sin ser limitante para los propósitos aquí señalados y una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos Personales, los mismos podrán ser eliminados o archivados por la Clínica Odontológica Oral Center (PATROJA S.A.- PATROZA S.A.S. – ORAL CENTER TRONCOSO PAFFEN S.A.S.) de acuerdo a sus posibilidades.

3.    DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares de los datos personales que se encuentren en las bases de datos que reposen en los sistemas de información de la Clínica Odontológica Oral Center (PATROJA S.A.- PATROZA S.A.S. – ORAL CENTER TRONCOSO PAFFEN S.A.S.), tiene los derechos descritos en este acápite en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en la Constitución Política y la Ley.

 

El ejercicio de estos derechos será gratuito e ilimitado por parte del Titular del dato personal, sin prejuicio de disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos. El ejercicio de Habeas Data, expresado en los siguientes derechos, constituye una potestad personalísima y corresponderán al título del dato de manera primigenia, salvo las excepciones de la ley.

De acuerdo con lo anterior, los Titulares de la información tendrán derecho a:

 

  • Derecho a obtener toda la información, actualizar, rectificar, modificar, consultar en cualquier momento frente a la Clínica Odontológica Oral Center (PATROJA S.A.- PATROZA S.A.S. – ORAL CENTER TRONCOSO PAFFEN S.A.S.), sus propios datos personales en cualquier momento, que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que considere inducen error.
  • Derecho a obtener la información respecto al tratamiento aplicado a sus datos personales, la finalidad el tratamiento, la ubicación de las bases de datos, las cesiones y usos en general dados a los mismos.
  • Derecho a cancelar sus datos personales o suprimirlos cuando considere que sean excesivos, no pertinentes o el tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley o contractualmente pactados en contrario.
  • Derecho a solicitar en cualquier momento prueba de la autorización otorgada por la Clínica Odontológica Oral Center (PATROJA S.A.- PATROZA S.A.S. – ORAL CENTER TRONCOSO PAFFEN S.A.S.).
  • Derecho a revocar el consentimiento o la autorización que habilita el tratamiento de sus datos, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley o contractualmente pactados en contrario.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento
  • Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o ante la entidad que fuere competente, quejas y reclamos, previo al agotamiento del ejercicio de su derecho frente a la Clínica Odontológica Oral Center (PATROJA S.A.- PATROZA S.A.S. – ORAL CENTER TRONCOSO PAFFEN S.A.S.).
  • Derecho a ser representado por cualquier persona con capacidad absoluta para ellos, lo cual deberá ser acreditado de manera escrita.

4.    DEBERES DE LOS RESPONSABLES

La Clínica Odontológica Oral Center (PATROJA S.A.- PATROZA S.A.S. – ORAL CENTER TRONCOSO PAFFEN S.A.S.) o cualquiera de los destinatarios de esta Política y los procedimientos, cuando asuman la calidad de responsables y/o encargados del tratamiento de datos personales, deberán cumplir los siguientes deberes:

 

  • Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información que se suministre al encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, conforme a los datos otorgados por el TITULAR.
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto a los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada por el TITULAR se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del Tratamiento.
  • Suministrar el Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento este previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
  • Exigir al encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el tramite respectivo.
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio
  • Llevar un registro de aquellos datos que han sido modificados y las respectivas modificaciones, las cesiones de datos y transmisión de los mismos.
  • Abstenerse de usar aquellos datos que estén siendo controvertidos por el TITULAR o su representante o que la entidad judicial o administrativa competente hubiere ordenado no usar.
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas designadas para ello.
  • Llevar un registro central de las bases de datos que contengan datos personales que comprenda el historial desde su creación, tratamiento de la información y cancelación de la base de datos.
  • Realizar un historial donde consten los datos inactivos, al cual de igual manera deberá ser custodiado.
  • Llevar un registro organizado de las solicitudes realizadas por los TITULARES o sus representantes y las respuestas ofrecidas a los mismos.

 

5.    PROCEDIMIENTOS DE CONSULTAS, ACTUALIZACIONES, RECTIFICACIONES, RECLAMACIONES SOBRE EL MANEJO DE DATOS PERSONALES

 

Los Titulares de los Datos Personales o sus representantes, podrán en cualquier momento, consultar, actualizar, rectificar o solicitar la supresión de los datos custodiados por la Clínica Odontológica Oral Center (PATROJA S.A.- PATROZA S.A.S. – ORAL CENTER TRONCOSO PAFFEN S.A.S.), para lo cual se fija el siguiente procedimiento:

 

  1. El Titular o su representante, deberá presentar solicitud de consulta, actualización, rectificación o supresión de sus datos, a través de documento físico o digital al correo electrónico datosprotegidos@oralcenter.com.co

 

  1. El Titular del dato y/o su representante interesado en el ejercicio de sus derechos, deberá acreditar tal condición, mediante copia del documento pertinente. Para el caso de los titulares, lo anterior deberá ser acreditado mediante cédula de ciudadanía, pasaporte, cedula de extranjería, registro civil. Los representantes, deberán comprobar tal situación a través de poder especial y/o poder general debidamente reconocido ante notario, o sentencia judicial que así lo determine. Los anteriores documentos, podrán ser suministrados por medio físico o digital.

 

  1. La solicitud de ejercicio de cualquiera de los derechos antes mencionados deberá contener mínimamente, lo siguiente:

 

  • Nombre e identificación del Titular del dato personal y de sus representantes de ser el caso, soportado a través de los documentos indicados en el literal b) del presente.
  • Petición concreta y precisa, en la cual se especifique el motivo y contenido de la misma, esto es, si lo que se pretende es una consulta, actualización de información, rectificación o solicitud de supresión de los datos personales; así como los razonamientos o justificaciones de la petición.
  • Dirección física y/o electrónica en la cual autoriza las notificaciones respectivas.

 

  1. Una vez recibida la solicitud por parte de la Clínica Odontológica Oral Center (PATROJA S.A.- PATROZA S.A.S. – ORAL CENTER TRONCOSO PAFFEN S.A.S.) y se constante que la misma configura un reclamo, se dispondrá sobre ella o en la misma la leyenda “reclamo en trámite”, lo cual se mantendrá hasta que sea decidido.

 

  1. En caso que falte alguno de los requisitos antes mencionados en el literal c), o cualquier otra información necesaria para responder la solicitud, la Clínica Odontológica Oral Center (PATROJA S.A.- PATROZA S.A.S. – ORAL CENTER TRONCOSO PAFFEN S.A.S.), lo comunicará al interesado dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la recepción de su solicitud, son el fin que sean subsanados por el TITULAR o su representante.
  2.  
  3. Si pasado el término de dos (02) meses desde la fecha del requerimiento realizado por la Clínica Odontológica Oral Center (PATROJA S.A.- PATROZA S.A.S. – ORAL CENTER TRONCOSO PAFFEN S.A.S.), el TITULAR o su representante no suministra la información requerida o subsana los requerimientos, se entender que desistió de la solicitud inicial

 

  1. La Clínica Odontológica Oral Center (PATROJA S.A.- PATROZA S.A.S. – ORAL CENTER TRONCOSO PAFFEN S.A.S.) contará con el término de diez (10) días hábiles para dar respuesta a la solicitud realizada por el TITULAR o sus representantes, si la misma es una consulta, o con quince (15) días hábiles si fuere un reclamo. Términos que se contaran desde el requerimiento realizado por la empresa, para que el TITULAR o su representante subsane los requisitos o suministre la información requerida.

 

PARÁGRAFO PRIMERO: La Clínica Odontológica Oral Center (PATROJA S.A.- PATROZA S.A.S. – ORAL CENTER TRONCOSO PAFFEN S.A.S.)  informa a los TITULARES de la información, que procederá la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización, cuando el TITULAR tenga vigente un deber contractual o extracontractual con la Empresa y cuando exista algún requerimiento judicial o administrativa frente al dato personal del TITULAR.

 

PARÁGRAFO SEGUNDO: Es pertinente aclarar que los Titulares de la información o sus representantes, sólo podrán elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya ejecutado el trámite de consulta o reclamo indicado ante la Clínica Odontológica Oral Center (PATROJA S.A.- PATROZA S.A.S. – ORAL CENTER TRONCOSO PAFFEN S.A.S.) y cuya respuesta no haya sido satisfactoria.

6.    PERIODO DE VIGENCIA

Las bases de datos enunciadas en el presente documento tendrán una duración de veinte (20) años contados a partir de la obtención del dato personal respectivo. Salvo el caso de que el Titular tenga un deber legal o contractual que amerite su permanencia en la base de datos por un término posterior.

7.    FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA

La presente Política de Tratamiento de datos personales rige a partir del 01 de junio de 2015.

AVISO DE PRIVACIDAD

La Clínica Odontológica Oral Center (PATROZA S.A.S. – PATROJA S.A. – ORAL CENTER TRONCOSO PAFFEN S.A.S.), en cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes, es responsable del tratamiento de sus datos personales.

Los datos personales que la Clínica Odontológica Oral Center (PATROZA S.A.S. – PATROJA S.A. – ORAL CENTER TRONCOSO PAFFEN S.A.S.) solicita a sus usuarios serán utilizados con la finalidad de brindarle información sobre nuestros servicios, casos de éxito, campañas publicitarias, eventos organizados por la institución y/o solicitarle que evalúe la calidad del servicio recibido.

Como Titular de la información, Ud. tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, solicitar prueba de la autorización otorgada para su tratamiento, ser informado sobre el uso dado a los datos, acceder de forma gratuita a los datos suministrados, presentar quejas ante la institución por infracción a la ley, revocar la autorización para el tratamiento de sus datos y/o solicitar la supresión de sus datos en los casos en que sea procedente.

Si desea realizar una consulta, reclamo o petición relacionada con la Protección de los datos personales, por favor enviar comunicación escrita al correo datosprotegidos@oralcenter.com.co o mediante correspondencia ordinaria dirigida a nuestras sedes:

Clínica Oral Center Sede Sauces -PATROZA S.A.S.- Cra 65 N° 49B-21 Centro Comercial Los Sauces Local 201

Clínica Oral Center Sede Poblado -PATROJA S.A.- Clle 7 N° 39-197 Torre Intermédica, Consultorio 1219

Clínica Oral Center Sede Bello -ORAL CENTER TRONCOSO PAFFEN S.A.S.- Diag. 55 N° 35-217 Centro Comercial Puerta del Norte Local 138

 

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